Im Vorzimmer von Frau Ministerialdirektorin ist der Aufgabenbereich der zweiten Assistenzkraft neu zu besetzen. Diese Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit
einer Beschäftigten / einem Beschäftigten
in der Bürokommunikation (w/m/d)
zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt nach den Richtlinien des Ministeriums für Finanzen über die Vergütung der Assistenzen (Assistenzen-RL) übertariflich für die Dauer dieser Tätigkeit in Entgeltgruppe 7 TV-L. Daneben wird eine Assistenzzulage in Höhe von monatlich 270.-- € entsprechend den Assistenzen-RL gewährt.
Die Tätigkeitsschwerpunkte umfassen die Erledigung von Sekretariatsaufgaben mit allen in einem Vorzimmer/Assistenzbereich anfallenden büroorganisatorischen Tätigkeiten, wie Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen, organisatorische Betreuung von Besprechungen von Frau Staatssekretärin sowie von Frau Ministerialdirektorin, (Gäste empfangen, Organisation der Bewirtung), Vorbereitung von Besprechungsunterlagen und Zusammenführung sitzungsvorbereitender Unterlagen und Betreuung der Tagebücher der Hausspitze. Zudem umfasst die Tätigkeit die Mitarbeit im Büro der Zentralstelle.
Weitere Tätigkeitsschwerpunkte sind allgemeine Assistenztätigkeiten, wie die Pflege von Adressdateien und Verteilern, professionelle Telefonkommunikation, Schreibarbeiten, Korrekturen und der digitale Versand von Antworten an die Landtags-Verwaltung. Die Erledigung von Schreibarbeiten erfolgt über das hausinterne Bürokommunikationssystem (MS-Office-Produkte, Outlook, Word, Excel und PowerPoint) im Büro der Zentralstelle. Daneben beinhaltet die Tätigkeit auch die Vertretung der Assistenzkräfte im Vorzimmer von Frau Staatssekretärin sowie die Vertretung der Bürgerreferentin.
Bewerber/innen mit beruflichen Erfahrungen in Vorzimmer-/Assistenztätigkeiten werden vorrangig berücksichtigt.
Daneben werden Interesse an einer praxisorientierten und abwechslungsreichen Aufgabe, Aufgeschlossenheit für Teamarbeit, Organisationsgeschick, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion, gewandtes Auftreten, sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit die Fähigkeit zu sorgfältigem, termingerechtem und selbständigem Arbeiten und gute Kenntnisse in den genannten Bürokommunikationsanwendungen erwartet. Außerdem ist die Bereitschaft zur flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit erforderlich.
Für die Stellenbesetzung kommen ausschließlich Bewerberinnen und Bewerber in Betracht, die über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten einschlägigen Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren verfügen (zum Beispiel als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r).
Unser Angebot:
- eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kompetenten und kollegialen Umfeld
- Möglichkeiten der flexiblen Gestaltung von Arbeitszeiten
- gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW
- vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
- Fitnessangebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements.
Wir möchten den Anteil der Frauen im Ministerium für Ernährung, Ländlichen Raum und Verbraucherschutz weiter erhöhen und sind deshalb an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert.
Die Stellen sind grundsätzlich teilbar.
Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen. Bitte bewerben Sie sich bis zum 03.05.2024 unter Angabe der Kennziffer 5011 ausschließlich über unser Online-Bewerbungsverfahren.
Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person nach Artikel 13 DS-GVO können Sie unserer Homepage unter www.mlr-bw.de/datenschutz-bewerberverfahren entnehmen.
Für nähere Informationen steht Ihnen Herr Müller (Tel.: 0711 / 126 - 2380) gerne zur Verfügung.
Bewerbungsfrist: 03.05.2024